Zásady ochrany osobních údajů
1. Kdo jsme (správce)
Provozovatelem služby AI Recepce (dále jen „Služba") a správcem osobních údajů je:
Roman Lexa
IČO: 67605516
Sídlo: Osadní 32, 170 00 Praha 7
E‑mail: info@viamo.ai
Služba je provozována pod značkou Viamo; technické a e‑mailové zázemí běží na doméně viamo.ai. Nejsme plátci DPH. Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů — ve všech záležitostech nás kontaktujte na info@viamo.ai.
2. Dvě role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel
Služba umožňuje firmám (našim zákazníkům) přijímat telefonní hovory a zprávy, které za ně obsluhuje hlasový AI agent a sdílený inbox. Proto rozlišujeme dvě roviny:
- Jsme správce — u údajů našich přímých zákazníků (firem a OSVČ užívajících Službu): registrace, fakturace, přihlášení, provoz účtu.
- Jsme zpracovatel — u obsahu komunikace koncových osob (volajících a pisatelů), který přijímáme a zpracováváme jménem zákazníka. Správcem těchto údajů je zákazník (firma). Pokud jste volali nebo psali firmě, která Službu používá, obracejte se se svými právy primárně na tuto firmu.
3. Jaké údaje zpracováváme
3.1 Údaje zákazníků Služby (jsme správce)
- Identifikační a kontaktní: jméno, e‑mail, telefon, IČO, fakturační adresa.
- Přihlašovací: e‑mail a zabezpečené heslo (uložené jen jako kryptografický otisk).
- Platební: historie plateb a kreditu. Údaje o platební kartě nezpracováváme ani nevidíme — zpracovává je výhradně platební brána Stripe.
- Provozní: záznamy o užívání Služby, nastavení, logy pro zabezpečení.
3.2 Obsah komunikace koncových osob (jsme zpracovatel jménem zákazníka)
- Telefonní čísla volajících.
- Nahrávky hovorů a jejich přepisy.
- AI souhrny hovorů a vyhodnocení sentimentu / potřeby akce.
- Obsah zpráv z kanálů: WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, Viber, SMS, e‑mail a webový chat.
- Údaje o rezervacích vytvořených během hovoru/chatu (termín, služba, kontakt).
3.3 Technické údaje návštěvníků webového chatu
Při použití webového chatovacího widgetu zpracováváme: IP adresu, přibližnou lokalitu z IP, typ prohlížeče, operační systém a zařízení, jazyk, rozlišení obrazovky, časové pásmo, odkazující stránku a vstupní URL. Slouží k zobrazení kontextu obsluze a k ochraně před zneužitím.
3.4 Push notifikace
Pokud používáte mobilní aplikaci, zpracováváme token zařízení pro doručování oznámení (přes služby Expo / APNs / FCM).
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
| Účel | Právní základ (GDPR) |
|---|---|
| Poskytování a správa Služby zákazníkovi | plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) |
| Zpracování hovorů, zpráv a nahrávek jménem zákazníka | na základě smlouvy o zpracování; základ vůči koncové osobě určuje zákazník |
| Fakturace, účetnictví, daně | právní povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. c) |
| Zabezpečení Služby, prevence zneužití | oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) |
Nahrávání hovorů: o nahrávání je volající informován na začátku hovoru. Za zajištění odpovídajícího právního základu vůči svým volajícím odpovídá zákazník jako správce.
Zpracování umělou inteligencí: obsah hovoru/chatu předáváme poskytovateli jazykového modelu výhradně za účelem zpracování konkrétního požadavku (přepis, souhrn, odpověď agenta). Vybíráme poskytovatele a režimy, které tato data nepoužívají k trénování svých modelů — u poskytovatelů jazykových modelů a přepisu je trénování na našich datech i sdílení dat vypnuté přímo v nastavení účtu.
5. Komu údaje předáváme (zpracovatelé)
Ke zpracování využíváme prověřené poskytovatele. S každým máme uzavřené odpovídající smluvní záruky. Někteří sídlí mimo EU (zejména v USA); předání se opírá o standardní smluvní doložky (SCC) Evropské komise, případně o certifikaci EU‑US Data Privacy Framework. U poskytovatele ze Spojeného království se předání opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně.
| Poskytovatel | Účel | Oblast |
|---|---|---|
| Twilio Ireland Ltd. | telefonie, čísla, SMS | EU / USA |
| Speechmatics (Cantab Research Ltd.) | rozpoznání řeči v telefonních hovorech | Spojené království — zpracování v regionu EU |
| Cartesia | syntéza hlasu, záložní rozpoznání řeči | USA |
| OpenAI | přepis hlasových zpráv na text | USA |
| OpenRouter | jazykové modely (souhrny, odpovědi, vyhodnocení sentimentu) | USA |
| Cloudflare (R2) | úložiště nahrávek, příloh a fotodokumentace | EU — zaručená datová rezidence |
| Stripe | zpracování plateb | USA / EU |
| Postmark | odesílání a příjem e‑mailů | USA |
| Google (Calendar, Drive, Play) | rezervace do kalendáře, podklady znalostní báze z Disku, distribuce aplikace pro Android | USA / EU |
| Apple | distribuce iOS aplikace, push | USA / EU |
| Expo | push notifikace, sestavení aplikace | USA |
| Railway | hosting aplikace a databáze | EU (Amsterdam) / USA |
| Meta Platforms Ireland | kanály WhatsApp, Messenger, Instagram | EU / USA |
| smsbrana.cz | odesílání SMS — jen zvolí‑li firma tuto bránu | ČR / EU |
| Fakturoid s.r.o. | vystavení dokladů — jen při zapnutém režimu Fakturoid | ČR / EU |
| Retino.cz s.r.o. | vratky a reklamace — jen při zapnuté integraci | ČR / EU |
| Anthropic PBC | AI asistent Claude — jen při aktivaci propojení AI asistenta (MCP) zákazníkem | USA |
| OpenAI | AI asistent ChatGPT — jen při aktivaci propojení AI asistenta (MCP) zákazníkem | USA / EU |
Propojení AI asistenta (MCP): pokud si zákazník ve svém účtu aktivuje volitelné propojení s AI asistentem — Claude (claude.ai) nebo ChatGPT — dává tím pokyn, aby data z jeho recepce, včetně osobních údajů jeho zákazníků, byla na jeho dotaz předávána provozovateli daného asistenta (Anthropic, resp. OpenAI). Bez aktivace se těmto společnostem žádné údaje nepředávají. Pro práci s osobními údaji doporučujeme výhradně firemní tarify (Claude Team/Enterprise, ChatGPT Business/Enterprise) — zahrnují zpracovatelskou smlouvu (DPA), standardní smluvní doložky pro přenos mimo EU a zákaz tréninku na datech (na bezplatných a osobních tarifech tyto smluvní ochrany platit nemusí). Nejvyšší úroveň ochrany (řízená doba uchování a další kontroly) nabízejí edice Enterprise, resp. Edu.
Údaje neprodáváme a nepředáváme k marketingu třetích stran. Předat je můžeme též orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
- Účet a nastavení: po dobu trvání smlouvy a poté po nezbytnou dobu k vypořádání.
- Fakturační a účetní doklady: po dobu stanovenou zákonem (účetnictví zpravidla 10 let).
- Nahrávky, přepisy a zprávy: po dobu poskytování Služby podle nastavení zákazníka; po ukončení nebo na žádost je vymažeme.
- Technické údaje webchatu a záznamy o blokaci: po omezenou dobu nezbytnou k zabezpečení.
7. Jak údaje chráníme
Citlivé údaje a přístupové klíče šifrujeme (AES‑256‑GCM), data oddělujeme na úrovni databáze podle jednotlivých zákazníků (Row‑Level Security), komunikace probíhá výhradně přes šifrované spojení (HTTPS/TLS). Přístup k údajům je omezen na nezbytné role.
8. Vaše práva
V rozsahu daném GDPR máte právo na: přístup ke svým údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznesení námitky a odvolání souhlasu. Žádost uplatněte na info@viamo.ai. Pokud se vaše údaje zpracovávají jménem firmy, které jste volali/psali, obraťte se prosím nejprve na tuto firmu.
Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
9. Cookies a obdobné technologie
Webový chatovací widget ukládá do prohlížeče identifikátor relace nezbytný pro fungování konverzace. Marketingový web může používat nezbytné, případně se souhlasem i analytické cookies — viz Zásady cookies.
10. Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Aktuální verze je vždy na této stránce s uvedením data účinnosti. O podstatných změnách zákazníky vhodně informujeme.